Importar registros de una hoja de cálculo o un mapa

Los administradores pueden crear muchos registros a la vez desde una hoja de cálculo de Excel o CSV o un archivo de mapa. La importación se activa por tipo de registro: si una lista no tiene arriba el botón Importar hoja de cálculo o Importar archivo geográfico, pídenos que la activemos para esa lista.

Antes de empezar

• Solo los administradores pueden importar. Los editores ven el botón, pero les indica Solo un administrador puede hacer esto.
• Cada fila de la hoja de cálculo, o cada forma de un archivo de mapa, se convierte en un registro nuevo, salvo las filas sin nada en las columnas emparejadas y las que dejan fuera las reglas de importación de tu aplicación. La importación añade registros; no actualiza los que ya tienes.
• No hay una conexión integrada con KoboToolbox ni con ODK. Descarga tus envíos desde allí como archivo de Excel e importa ese archivo. Si estás comparando herramientas, mira alternativas a KoboToolbox y alternativas a ODK (en inglés).

La ventana de importación todavía aparece en inglés; aquí citamos sus botones tal como los verás. Tiene tres pasos arriba: Upload (subir), Match (emparejar) y Review (revisar).

1. Subir una hoja de cálculo

1. Abre la lista a la que quieres añadir registros, por ejemplo Sitios.
2. Haz clic en Importar hoja de cálculo.
3. Suelta tu archivo en el recuadro, o haz clic en el recuadro para elegirlo. Puede ser un archivo de Excel (.xlsx o .xls) o un .csv. El recuadro solo menciona .xlsx y .xls, pero un .csv también funciona. Un .csv puede estropear las letras con acento o la ñ: si el tuyo las tiene, ábrelo en Excel o en Google Sheets y guárdalo antes como .xlsx.
4. Si el archivo tiene varias hojas, elige una en Sheet.
5. En Header rows, indica la fila (o las filas) que tienen los nombres de las columnas. Headers preview muestra los nombres que encontró.
6. Haz clic en Process Spreadsheet.

1. Subir un archivo de mapa

1. Abre la lista a la que quieres añadir registros.
2. Haz clic en Importar archivo geográfico.
3. Suelta tu archivo en el recuadro, o haz clic en el recuadro para elegirlo: .zip, .shp, .geojson, .json, .kml o .kmz. Para un Shapefile, usa su .zip, o añade el .shp junto con sus archivos .dbf, .shx y .prj.
4. Haz clic en Upload files. Las formas aparecen en un mapa dentro de la ventana, para que puedas revisarlas.
5. Haz clic en Continue.

2. Emparejar las columnas

La aplicación empareja las columnas que reconoce con sus propios campos. Aparecen en Matched Records, cada campo con la columna de la que toma su valor.

• Las columnas que no emparejó están en Unmatched Columns. Arrastra una sobre un campo que todavía no tenga columna.
• Para deshacer un emparejamiento, haz clic en el nombre de la columna junto al campo.
• Pasa el cursor sobre una columna o un campo para ver sus primeros valores en Preview:.

Haz clic en Done Matching cuando cada campo que necesitas tenga su columna.

3. Revisar y crear

El último paso dice cuántos registros se van a crear y los muestra en una tabla. Compara el número con tu archivo y revisa algunas filas.

En Import mode:

• Append añade los registros nuevos a los que ya tienes. Usa esta opción en la mayoría de los casos.
• Replace borra todos los registros de este tipo que ya hay en tu aplicación, también los que ocultan tus filtros, y luego añade los del archivo. Algunas aplicaciones no lo permiten.

Haz clic en Create. Luego comprueba que los registros nuevos aparecen en la lista. Si no aparecen, escríbenos.